Personenbezogene Daten werden von der BAköV nur im notwendigen Umfang verarbeitet. Welche Daten zu welchem Zweck und auf welcher Grundlage verarbeitet werden, richtet sich maßgeblich nach der Art der Leistung, die von Ihnen in Anspruch genommen wird, beziehungsweise ist abhängig davon, für welchen Zweck diese benötigt werden. Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von unseren externen Dienstleistern beachtet werden. Die Verarbeitung personenbezogener Daten in der BAköV erfolgt in Übereinstimmung mit der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Die BAköV betreibt u.a. unter folgenden Domains Internetseiten, auf der die Bundesakademie die Öffentlichkeit über ihre Tätigkeit informiert und der Öffentlichkeit niedrigschwellig Informationen zur Verfügung stellt:
www.bakoev.bund.de
www.digitalakademie.bund.de
www.ifosbund.de
https://lernplattform.intranet.bund.de
Nach Artikel 4 Nr. 1 DSGVO sind „personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person […] beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.“
Bei jedem Zugriff auf unsere Server werden Daten für statistische und Sicherungszwecke gespeichert. Wir erfassen dabei für eine begrenzte Zeit die IP-Adresse Ihres Internet-Service Providers, Datum und Uhrzeit, sowie die Website, die Sie bei uns besuchen. Diese Daten werden ausschließlich zur Verbesserung unseres Internetdienstes genutzt und nicht auf Sie zurückführbar ausgewertet. Wir behalten uns das Recht vor, im Falle von schweren Verstößen gegen unsere Nutzungsbedingungen und bei unzulässigen Zugriffen bzw. Zugriffsversuchen auf unsere Server unter Zuhilfenahme einzelner Datensätze eine Herleitung zu personenbezogenen Daten zu veranlassen.
Auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) werten wir im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und zur bedarfsorientierten Bereitstellung von Informationen Nutzungsinformationen zu statistischen Zwecken aus. Dies erfolgt mit dem Webanalysedienst Matomo/PIWIK.
Werden Einzelseiten unserer Website aufgerufen, so werden folgende Daten gespeichert:
Im Rahmen unserer Webanalyse werden keine Cookies auf dem Rechner der Benutzer gesetzt. Auch eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht. Wenn Sie auch mit einer anonymen Speicherung und Auswertung dieser Daten aus Ihrem Besuch nicht einverstanden sind, dann können Sie der Speicherung und Nutzung per Mausklick jederzeit widersprechen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein so genannter Opt-Out-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Matomo keinerlei Sitzungsdaten mehr erhebt.
(Hinweis: Wenn Sie Ihre Cookies löschen, so hat dies zur Folge, dass auch das Opt-Out-Cookie gelöscht wird und gegebenenfalls von Ihnen erneut aktiviert werden muss.)
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten geschieht in Abhängigkeit des Kontaktweges. Hierbei kann zwischen Kontaktaufnahme per E-Mail, per Kontaktformular, per Brief oder Telefon (Hotline) unterschieden werden.
In den Lehrgruppen werden die von Ihnen übermittelten Daten (z.B.: Name, Vorname, Anschrift), zumindest jedoch die E-Mail-Adresse, sowie die in der E-Mail enthaltenen Informationen (inklusive ggf. von Ihnen übermittelter personenbezogener Daten) zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens, gemäß den für die Aufbewahrung von Schriftgut geltenden Fristen der Registraturrichtlinie, die die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) ergänzt, gespeichert. Wenn Sie uns eine E-Mail senden, so wird diese und Ihre E-Mail-Adresse ausschließlich für die Korrespondenz mit Ihnen verwandt. Im Falle von Bestellungen werden die angegebenen persönlichen Daten nur für die Übersendung der gewünschten Veröffentlichungen an Dritte (Vertriebsfirma, Behörden) weitergegeben. Nach Erfüllung Ihrer Bestellwünsche werden Ihre Angaben gelöscht.
Adresse
Bundesakademie für öffentliche Verwaltung im Bundesministerium des Innern und für Heimat
Willy-Brandt-Str. 1
50321 Brühl
Kontakt
Bundesakademie für öffentliche Verwaltung im Bundesministerium des Innern und für Heimat
Telefon: +49-(0)228 99 629 - 0
Fax: +49-(0)228 99 629 - 5100
E-Mail: poststelle@bakoev.bund.de
Zu Ihren Rechten: s. Abschnitte „Ihre Rechte“
Wenn Sie sich auf einem der Newsletter-Verteiler der BAköV eintragen, werden Ihre E-Mail-Adresse, Datum und Uhrzeit der Registrierung sowie der von Ihnen gewählte Newslettertyp gespeichert. Wir verarbeiten Ihre personenbezogene Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO) zur Versendung unserer elektronischen Newsletter und gegebenenfalls für weitere Informationsmaßnahmen im Rahmen unserer Öffentlichkeitsarbeit.
Die Hochschule des Bundes für öffentliche Verwaltung (HS Bund), Willy-Brandt-Straße 1, 50321 Brühl, bildet mit uns eine Verwaltungsgemeinschaft. In diesem Zusammenhang ist sie für den IT-Betrieb der BAköV zuständig und wird insoweit auch bei der Versendung unseres Newsletters eingesetzt. Soweit sie in dieser Funktion an der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beteiligt ist, verfährt sie nur gemäß unseren Weisungen und unter unserer Kontrolle und ausschließlich zu den in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Zwecken. Davon abgesehen, werden Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weitergegeben. Wir verarbeiten Ihre Daten solange Sie Informationen von uns erhalten möchten. Soweit Sie mit der Speicherung der Daten zu diesem Zweck nicht mehr einverstanden sind und somit unser Angebot nicht mehr nutzen möchten, können sich jederzeit von unseren Newslettern abmelden. Die von Ihnen angegebenen Daten werden dabei gelöscht.
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Wenn Sie uns eine Initiativbewerbung für eine Dozierenden-/ Moderations- oder Coach-Tätigkeit senden möchten, senden Sie diese bitte an die Lehrgruppe 1.
Die uns übermittelten Daten werden in der betreffenden Lehrgruppe zentral verarbeitet. Sie erhalten eine E-Mail über den Eingang der Initiativbewerbung. Die an der Prüfung der Bewerbung beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der BAköV greifen ausschließlich auf die zentral gespeicherten Dokumente zu und fertigen davon keine Kopien und Ausdrucke an.
Sollten Sie für einen Einsatz als Dozierender, Moderierender oder Coach in Betracht kommen, erhalten Sie von uns eine entsprechende Antwort. In diesem Fall werden Ihre Daten nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO i.V.m. § 3 BDSG verarbeitet. Als Dozierender, Moderierender oder Coach werden Ihre Daten in der BAköV im erforderlichen Rahmen zweckgebunden verarbeitet und insbesondere in unser elektronisches Fortbildungssystem IFOS Bund übernommen (s. auch die Ausführungen unter „Datenschutz bei der Anmeldung zu unseren Veranstaltungen“. Mögliche Empfangsstellen (z.B. zu Abrechnungszwecken) finden Sie dort.
Sofern kein unmittelbarer Einsatz in Betracht kommt, aber ein späterer Einsatz innerhalb eines Jahres wahrscheinlich ist, werden Sie um Einwilligung gebeten, dass wir Ihre Daten aufbewahren dürfen. Sobald Ihre Einwilligungserklärung vorliegt, werden die von Ihnen bei Ihrer Bewerbung übermittelten personenbezogenen Daten in den Lehrgruppen verarbeitet (u.a. in Dozierenden- oder Coachpools).
Kommt ein Einsatz nicht in Betracht, erhalten Sie zeitnah eine Absage. In diesem Fall werden alle mit Ihrer Bewerbung übermittelten Daten drei Monate nach der Absage gelöscht.
Im Anschluss würden Ihre Daten drei Monate nach der Antwort gelöscht, weil für uns nicht erkennbar ist, ob Sie an etwaigen Vergabeverfahren teilnehmen würden.
Nehmen Sie oder Ihr Unternehmen an einem Vergabeverfahren teil, werden etwaige personenbezogene Daten dann auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO verarbeitet.
Wenn Sie an einer unserer Fortbildungsveranstaltungen teilnehmen wollen, müssen Sie von den dafür zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Ihrer Behörde angemeldet werden. Die Anmeldung erfolgt in elektronischer Form über das Interaktive Fortbildungssystem für die Bundesverwaltung (IFOS-BUND), das die Bundesakademie zur Unterstützung der Planung, Organisation und Evaluation ihrer Fortbildungsmaßnahmen einsetzt.
Soweit der in IFOS-BUND zur Verfügung gestellte Workflow „Interessenbekundung“ in Ihrer Behörde genutzt wird, können Sie damit ihr Interesse an einer bestimmten Veranstaltung von uns bekunden. Dabei werden nur diejenigen personenbezogenen Daten von Ihnen erhoben, die zur Entscheidung über Ihren Fortbildungswunsch und zur Planung, Organisation und Evaluation der Fortbildungsmaßnahme, an der Sie teilnehmen wollen, erforderlich sind. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um
Diese Daten sind zunächst nur den mit der Anmeldung zu Fortbildungsmaßnahmen befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Behörde zugänglich. Erst wenn diese Sie bei uns zur Fortbildung anmelden, werden uns die Daten übermittelt.
Außer Ihnen selbst sind Ihre in IFOS-BUND gespeicherten Daten nur
und zwar nur, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Dies wird durch ein differenziertes Rechte- und Rollensystem in IFOS-BUND auf technische Weise sichergestellt. Gleiches gilt, wenn der in IFOS-BUND bereitgestellte Workflow „Interessenbekundung“ in ihrer Behörde nicht genutzt, sondern ein anderes internes Interessenbekundungsverfahren vorgesehen ist und ihre oben genannten Daten nicht von Ihnen selbst eingegeben und an uns weitergeleitet, sondern von den mit der Anmeldung befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ihrer Behörde bei der Anmeldung zur Fortbildung eingegeben werden. Ihr Name und Ihre Behördenzugehörigkeit werden in einer Teilnahmeliste erfasst, die der für die Eingangskontrolle in der jeweiligen Veranstaltungsstätte zuständigen Stelle übermittelt wird. Diese löschen die Daten nach Abschluss der Veranstaltung und vernichten etwaige Ausdrucke. Darüber hinaus wird ein Ausdruck der Teilnahmeliste den Dozentinnen/Dozenten zu Beginn der Veranstaltung ausgehändigt. Der Ausdruck wird nicht kopiert und zum Schluss der Veranstaltung an die BAköV zurückgegeben. Ihre personenbezogenen Daten in IFOS-BUND werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Planung, Organisation und Evaluation der Fortbildungsmaßnahmen sowie für nachträgliche Nachweis- und Kontrollzwecke erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht. Ihre Teilnahmedaten werden spätestens nach 5 Jahren gelöscht. Soweit personenbezogene Daten in Papierakten oder andere elektronische Akten eingegangen sind, gelten für sie die allgemeinen Aktenaufbewahrungsfristen. Sie haben zu Ihren in IFOS-BUND gespeicherten Daten jederzeit selbst Zugang. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten in IFOS-BUND ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO, da die Durchführung der dienstlichen Fortbildung eine Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben ist.
Zu Ihren Rechten: s. Abschnitte „Ihre Rechte“
Falls Sie in Ihrer Behörde für die Anmeldung von Teilnehmerinnen und Teilnehmern an Fortbildungsveranstaltungen der BAköV zuständig sind, müssen Sie hierfür das Interaktive Fortbildungssystem für die Bundesverwaltung (IFOS-BUND) nutzen, das die Bundesakademie zur Unterstützung der Planung, Organisation und Evaluation ihrer Fortbildungsmaßnahmen einsetzt. Wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten in IFOS-BUND eingeben, um Ihre Aufgaben im Rahmen der Fortbildungsarbeit wahrzunehmen, werden nur diejenigen Daten erhoben, die benötigt werden, um Ihnen die Rechte und Rollen zuzuweisen, die sie zur Wahrnehmung Ihrer Aufgaben benötigen. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um
die Angabe ihrer Nutzergruppe
Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Planung, Organisation und Evaluation der Fortbildungsmaßnahmen sowie für nachträgliche Nachweis- und Kontrollzwecke erforderlich ist. Danach werden sie gelöscht. Sie haben zu Ihren in IFOS-BUND gespeicherten Daten jederzeit selbst Zugang. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten in IFOS-BUND ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e DSGVO, da die Durchführung der dienstlichen Fortbildung eine Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben ist.
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Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Webanwendung des BigBlueButton-Webkonferenz- und Webinar-Dienstes der Bundesakademie für öffentliche Verwaltung im Bundesministerium des Innern und für Heimat (im Folgenden BAköV) unter „https://bbb.webinare-bakoev-bund.de".
Zweck des BigBlueButton-Webkonferenz- und Webinar-Dienstes der BAköV ist die Durchführung webbasierter Lehrveranstaltungen (sog. Webinare) sowie die digitale Zusammenarbeit im Rahmen der dienstlichen Tätigkeiten an der BAköV.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung des BigBlueButton-Webkonferenz-Dienstes ist für die Erfüllung des Fortbildungsauftrags nach Punkt II Abs. 1 des Erlasses über die Errichtung einer Bundesakademie für öffentliche Verwaltung vom 28. August 1969 gemäß gem. Art.6 Abs.1 lit. e DSGVO i.V.m. § 3 BDSG erforderlich.
Zur Auslieferung der Webseite durch die Webanwendung an den Rechner der Nutzenden beziehungsweise an den Webbrowser der Nutzenden ist aus technischen Gründen eine vorübergehende Verarbeitung der vollständigen IP-Adresse durch den Webserver und die nachgelagerten Webanwendungen notwendig.
Bei nicht-authentisierten Nutzenden werden dem Zweck der Webanwendung entsprechend folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
Bei authentisierten Nutzenden werden dem Zweck der Webanwendung entsprechend in der Regel folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
Die in der Webanwendung verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nicht außerhalb des Anwendungsbereichs der DSGVO verarbeitet.
Ein sogenanntes Cookie ist ein Textfragment, das die Webseite über den Webbrowser auf dem Rechner des Anfragenden platziert und dessen Inhalt bei jedem folgenden Zugriff des Webbrowsers auf die Webseite erneut an diese übermittelt wird.
Für rein auf die Funktionalität der Webanwendung begrenzte Zwecke werden temporäre Session- und Autorisierungs-Cookies gesetzt, die keine Anwendungs-übergreifende Identifizierung des Nutzenden erlauben. Dies umfasst insbesondere folgende Zwecke:
Die Speicherung von Cookies kann im vom Nutzenden verwendeten Webbrowser deaktiviert werden. In diesem Fall werden keine Cookies gespeichert.
Bei Ihrem Zugriff auf die Webseite werden folgende personenbezogene Daten in Form von Zugriffsprotokollen des Webservers gespeichert:
In den durch den Webserver erstellten Zugriffsprotokollen wird die IP-Adresse der Nutzenden verarbeitet und zur Abwehr von Angriffen, zur Verhinderung missbräuchlicher Nutzung, zur Fehleranalyse und zur Verbesserung der Webanwendung für eine Dauer von 7 Tagen gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.
Bei Ihrem Zugriff auf die Webseite werden folgende Daten in Form von Zugriffsprotokollen der Webanwendung gespeichert:
In den durch die Webanwendung erstellten Zugriffsprotokollen wird die IP-Adresse der Nutzenden verarbeitet und zur Abwehr von Angriffen, zur Verhinderung missbräuchlicher Nutzung, zur Fehleranalyse und zur Verbesserung der Webanwendung für eine Dauer von 7 Tagen gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.
Wenn in Einzelfällen der Vortrag eines Dozenten/einer Dozentin mit dessen Einwilligung zur Weiterverwendung in anderen Medien für eine mit ihm/ihr vereinbarten längeren Zeit aufgenommen und gespeichert wird, geschieht dies mit ausdrücklicher vorheriger Ankündigung und der an die Teilnehmerinnen und Teilnehmer gerichteten Bitte, während des Vortrags keine eigene Aktion auszuführen. In diesen Fällen werden alle mit dem Webinar zusammenhängenden Daten für einen Zeitraum von 14 Tagen auf dem BBB-Server abgelegt und danach automatisch gelöscht. Hierüber werden die Teilnehmerinnen und Teilnehmer im Vorfeld des Seminars informiert. Sie werden vor Betreten des Webinarraums um ihre Einwilligung gebeten.
Die Daten, die bei Ihrem Zugriff auf die Webseite gespeichert wurden, werden neben der Weitergabe an berechtigte Dienstleister nur an Dritte weitergegeben, soweit wir gesetzlich oder durch eine Gerichtsentscheidung dazu verpflichtet sind oder dies im Falle eines Angriffs auf die Webseite zur Rechts- oder Strafverfolgung notwendig ist.
Gemäß Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht, Auskunft über Ihre von uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.
Gemäß Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
Gemäß Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
Gemäß Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
Gemäß Art. 20 DSGVO haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
Das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) beinhaltet die Möglichkeit, für Betroffene, in einer besonderen Situation der weiteren Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, soweit diese durch die Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben oder öffentlicher sowie privater Interessen gerechtfertigt ist. Es gelten die in § 36 BDSG geregelten Ausnahmen von diesem Recht.
Soweit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, kann die/der Betroffene diese jederzeit für den entsprechenden Zweck widerrufen (Art. 13 und 14 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund der getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang des Widerrufs unberührt.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist die BAköV, vertreten durch den Präsidenten Herrn Arne Schönbohm, dieser vertreten durch die Leitung der Lehrgruppe 1.
Unsere zuständige Datenschutzbeauftragte ist die Datenschutzbeauftragte des BMI
Bundesministerium des Innern und für Heimat
Behördliche Datenschutzbeauftragte
Alt-Moabit 140
10557 Berlin
Telefon: +49-(0)30 18 681-0
E-Mail: bds@bmi.bund.de