Nach gut einem Jahr trafen sich die Abteilungsleitungen Z der größeren nachgeordneten Behörden vom 11.12./12.12.2024 in Boppard wieder zu einem Erfahrungsaustausch in Boppard. Alle Teilnehmende begrüßten die Möglichkeit des persönlichen Austausches in Präsenz.
Am ersten Veranstaltungstag standen personalwirtschaftliche Themen wie Personalgewinnung, -entwicklung und -bindung im Fokus. Es wurden Anreize diskutiert, um Fachkräfte, z.B. IT-Fachpersonal zu gewinnen. Dabei steht die Auswahl und Gewinnung von geeigneten Auszubildenden und Anwärtern im Vordergrund, um langzeitige Perspektiven zu schaffen. Darüber hinaus wurde der Einsatz von Social Media und anderen Plattformen diskutiert, um Personal zu gewinnen.
Die Herausforderungen der Digitalisierung für die Personalarbeit wurden erörtert, insbesondere die Integration in oder von PVSplus und die E-Akte Bund.
Einen breiten Raum der Diskussion nahm der Themenbereich Haushalt ein. Viele Behörden beschäftigen sich derzeit intensiv mit der Unterfinanzierung der Personaltitel sowie mit der Herausforderung, neue gesetzliche Aufgaben ohne (mehr) Personal zu übernehmen. Die Priorisierung von Aufgaben und die klare transparente Kommunikation gegenüber den zuständigen Bundesministerien sind hier von besonderer Bedeutung.
Einen lebhaften Austausch gab es auch zum Umgang mit dem ortsunabhängigen Arbeiten. Viele Behörden haben inzwischen Dienstvereinbarungen zum Mobilen Arbeiten mit unterschiedlichen Präsenzquoten. Das Thema „Workation“, insbesondere im Ausland ist für einige Mitarbeitende besonders attraktiv. Der hohe Anteil des zulässigen Arbeitens im Homeoffice führt in einigen Behörden zur Diskussion von „DeskSharing-Modellen“ und reduzierten Flächenbedarfen.
Abgerundet wurde der erste Tag durch ein vorweihnachtliches gemeinsames Abendessen. In diesem Rahmen wurde der Erfahrungsaustausch dann informell fortgesetzt.
Am zweiten Tag standen die Themen IT und Nachhaltigkeit im Zentrum des Austausches. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) ist in vielen Behörden ein hochaktuelles Thema. Die Fragen nach Richtlinien und Maßgaben bei der Nutzung von KI in der Verwaltung wurden erörtert. Die Bundesakademie wird den Teilnehmenden die Leitlinien des BMI zur Verfügung stellen. Die Behörde ZITiS wird in 2025 alle Teilnehmer*innen zu einem Workshop einladen, um dieses Thema zu vertiefen.
Anschließend wurde über diverse digitale Tools, u.a. E-Akte Bund, PVSplus, Confluence, Jira, SAP-Bundestemplate, Teams und Wire gesprochen und über deren sinnvolle Verknüpfungen, um die einzelnen Tools möglichst effizient zu nutzen und Überschneidungen zu vermeiden. Zum Thema Nachhaltigkeit wurde eine Abfrage durchgeführt, welche Behörden bereits ein Mobilitätsmanagement (-system) in ihren Behörden eingeführt haben. Hintergrund für diese Abfrage ist die Verpflichtung aus dem Maßnahmenprogramm Nachhaltigkeit für alle obersten Bundesbehörden bzw. Geschäftsbereichsbehörden. Anschließend wurden die Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit der BIMA, zum Beispiel bei den EMAS-Zertifizierungen, ausgetauscht. Unter Verschiedenes wurde von der ZITiS vorgeschlagen, ein Produktportfolio für eine „Z – Musterabteilung“ zu erarbeiten. In einem geschützten Raum könnten Dienstvereinbarungen und Leitfäden sowie erarbeitete Konzepte abgelegt werden als Grundlage für eine Verwaltungskonsolidierung bzw. Best-Practice Sammlung. Dieser Vorschlag wurde positiv aufgenommen. Diverse Ansätze für „Agile Methoden und Tools“ wurden diskutiert, die für eine Verbesserung der Zusammenarbeit genutzt werden. Es stellte sich heraus, dass die Behörden in der Praxis diverse Vorgehen/Strategien verfolgen.
Es gab erneut einen hohen Bedarf der Abteilungsleitungen, sich auch in den Pausen bilateral zu anderen wichtigen Themen in den jeweiligen Häusern auszutauschen.
An beiden Tagen gab es zudem jeweils einen Impulsvortrag einschließlich Diskussion zu verschiedenen aktuellen Themen in den Behörden, u.a. Verwaltungstransformation aus Sicht der ZITiS - von Herrn Frederik Just und GoINT im Deutschen Wetterdienst – ein Personalentwicklungsprogramm für internationale Einsätze - von Herrn Leander Jamin.
Der jährliche Erfahrungsaustausch wurde von allen Teilnehmenden in der Schlussrunde als wichtig und wertvoll angesehen.
Das nächste Treffen PE 710 wird am 15./16. Mai 2025 erneut in Boppard stattfinden.