Die Präsidentinnen und Präsidenten größerer nachgeordneter Behörden und Anstalten haben sich zu ihrem jährlichen Erfahrungsaustausch in Koblenz und in Boppard getroffen. Gastgeber des diesjährigen Erfahrungsaustauschs am 21. August 2023 war das Bundesarchiv in Koblenz.
Zu Beginn der Veranstaltung stellte Herr Prof. Dr. Hollmann die historische Entwicklung seiner Behörde mit ihren vielfältigen Aufgaben und zahlreichen Dienstsitzen vor. Beeindruckend waren neben einem sehr anschaulichen Imagefilm vor allem die Daten und Fakten; so verfügt das Bundesarchiv u.a. über ca. 540 laufende Kilometer Schriftgut an 22 Dienstorten. Herr Rainer Jacobs vom Bundesarchiv befasste sich in seinem Vortrag mit der Fragestellung, warum die Bundesverwaltung die Dokumentation von Verwaltungshandeln in Zeiten der Digitalisierung neu denken muss.
Die abschließende Vorstellung des Bundesarchivs mündete in einer beeindruckenden Führung zu den archivwürdigen Unterlagen der Verfassungsorgane des Bundes und der Bundesregierung sowie im Fotoarchiv mit seinem riesigen Bestand an historischen Aufnahmen. Die Zahlen: ca. 15 Mio. Bilder, 47.000 Tonträger, 75.000 Plakate und 159. Mio. Karteikarten sprechen für sich.
Nachmittags präsentierte Herr Dr. Gradinger, Leiter der Digitalakademie der Bundesakademie die Ergebnisse der ersten „Digital Journey“, die mit 15 obersten Führungskräften an drei verschiedenen Behörden-Standorten stattgefunden hat und wesentlich zu deren Vernetzung beigetragen hat. Die nächste Reise zur Gestaltung des digitalen Kulturwandels startet bereits im September 2023.
In dem anschließenden Erfahrungsaustausch wurde deutlich, dass alle Behörden ähnliche Probleme mit einer zunehmenden Arbeitsverdichtung haben, ohne Ressourcenzuwachs zu bekommen. Elmar Pfülb, Präsident des Bundessortenamtes stellte Optionen zur Verbesserung der Attraktivität des Arbeitsgebers Bund vor. Es wurden Ideen ausgelotet, wie dem zunehmenden Fachkräftemangel, z.B. im naturwissenschaftlichen und technischem Fachbereich MINT begegnet werden kann. Hierzu lieferte der Präsident der Zentralen Stelle für Informationstechnik im Sicherheitsbereich, Wilfried Karl erste Ansätze, insbesondere nonformale Instrumente bereits im Vorfeld und der Recruitingphase zu nutzen, z.B. Werbung in Schulklassen und passgenaue Zielgruppenansprachen. Die Idee eines ressortübergreifenden Personalentwicklungskonzeptes und Talentmanagements fand große Zustimmung.
Die Abteilungsleiterin für den öffentlichen Dienst im BMI, Frau Katrin Walter stellte in ihrem Vortrag die Herausforderungen der Personalgewinnung und -bindung anhand eines „Instrumentenkoffers“ vor. Ziel des öffentlichen Dienstes müsse es sein, ein sichtbar attraktiver Arbeitgeber zu sein und Anreizsysteme zum Start bzw. Wechsel in den öffentlichen Dienst zu schaffen. Die Kampagne „Karriere in der Bundesverwaltung - Deutschland. Läuft nur mit dir“ (https://karriere.bund.de) als Arbeitgeber-Dachmarke aller Behörden der Bundesverwaltung wurde bereits veröffentlicht. Darüber hinaus erläuterte Frau Walter die Diversitätsstrategie der Bundesverwaltung als Auftrag aus dem Koalitionsvertrag und die anstehenden Prozessschritte eines geplanten Kabinettbeschlusses. In der folgenden anregenden Diskussion wurden mögliche Spielräume der Behörden bei der Personalgewinnung bzw. Personalbindung diskutiert.
Abgerundet wurde der erste Tag durch einen Besuch der Festung Ehrenbreitstein sowie einer informellen Abendveranstaltung im Haus Boppard.
Am 22. August 2023 präsentierte die BAköV aktuelle neue Formate. Frau Heinzen, Leiterin der Lehrgruppe 4 stellte das Format „Coaching für Excellence“ vor, ein kombiniertes Format aus Einzel – und Redecoaching/Medientraining zur Unterstützung oberster Führungskräfte, zum Beispiel im Prozess des „Onboardings“. Anschließend präsentierte Frau Bengel, Leiterin der Lehrgruppe 2 das Konzept „Agile Coaches“. Das Thema Agilität in der Bundesverwaltung wurde im Koalitionsvertrag verankert, um die Verwaltung zu modernisieren und das Silodenken zu überwinden. Herr Dr. Persch, Lehrgruppe 5 wies in seinem Vortrag zur Klimaneutralität/Nachhaltigkeit auf die wichtige Vorbild- und Multiplikatorenfunktion der Führungskräfte hin.
Herr Dr. Heller, Präsident der Bundesfinanzakademie präsentierte in seinem Vortrag einen Weiterbildungsmaster „Führung in der Bundesverwaltung“, der bislang zweimal erfolgreich im BMF durchgeführt worden ist.
Als weiteres Thema wurde am Vormittag durch Herrn Professor Dr. Broich, Präsident des Bundesinstituts für Arzneimittel und Medizinprodukte die zunehmende Digitalisierung der Gesundheitsversorgung vorgestellt. Durch die Pandemie sei ein digitaler Push erfolgt, der sich von der Prävention über das Screening, die Diagnose und Therapie bis hin zur Nachsorge entwickelt habe. Die digitalen Gesundheitsanwendungen hätten zu einer gesteigerten Akzeptanz bei Ärzten, Krankenkassen und auch bei Patienten geführt.
Im anschließenden Erfahrungsaustausch berichtete Herr Dr. Baumann, Direktor des Bundesaufsichtsamtes für Flugsicherung über die Erfahrungen seiner Behörde mit COVID. Die neuen Arbeitsrealitäten hätten zu einem dauerhaften hybriden Arbeiten geführt. Es liegt nun auch eine von allen Beteiligten akzeptierte Dienstvereinbarung hierzu vor.
Zum Abschluss des 2. Tages stellte Herr Professor Dr. Dr. Hensel, Bundesinstitut für Risikobewertung das Projekt seiner Behörde zur Optimierung der Risiko- und Krisenkommunikation von Regierungen, Behörden und Organisation der Gesundheitssicherung vor. Ziel sei es, nach der Pandemie die objektive und subjektive Sicherheit der Bevölkerung zu steigern. Erste Forschungsergebnisse werden im Museum für Kommunikation in Berlin bis Mitte Oktober 2023 vorgestellt.
Alle Vortragenden haben mit ihren Erfahrungen aus ihrem jeweiligen Behördenalltag wesentlich zum Erfolg des Erfahrungsaustausches beigetragen.
Das nächste Forum der Präsidentinnen und Präsidenten wird vom 19./20. August 2024 beim gastgebenden Bundesnachrichtendienst in Berlin stattfinden.